Кто старше менеджер или администратор. Социальная теория и кадровая политика. Кто такой офис-менеджер

Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций

Кто старше менеджер или администратор. Социальная теория и кадровая политика. Кто такой офис-менеджер

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности офис-менеджера компании

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно.

Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам.

Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности.

В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

  • в Москве – 15-22 тыс. рублей;
  • в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
  • в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
  • в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

  • усидчивость;
  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • стрессоустойчивость;
  • высокоразвитая устная и письменная коммуникабельность;
  • ответственность;
  • сконцентрированность;
  • целеустремленность;
  • собранность;
  • исполнительность;
  • пунктуальность;
  • эрудированность;
  • разносторонность мышления;
  • креативность;
  • доброжелательность;
  • общительность;
  • лидерские задатки.

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
  • Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста;
  • Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
  • Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

  • Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
  • Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
  • Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
  • Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
  • Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
  • Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
  • Отслеживать и вести учет входящих звонков;
  • Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
  • Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
  • Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
  • Соблюдать положения должностной инструкции;
  • Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
  • Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
  • Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
  • Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
  • Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
  • Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
  • Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
  • , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
  • Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
  • Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
  • Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
  • Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
  • Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
  • Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

  • Право первоочередного ознакомления с указами и директивами руководителя компании, касающимися непосредственно деятельности офис-менеджера или затрагивающими функционирование офиса и его сотрудников;
  • Право выдвигать свои инициативы по улучшению Право делать запросы в специализированные отделы компании/корпорации/организации для соответствующего качественного исполнения своих обязательств;
  • Право выдвигать требования в адрес высшего руководства компании об обеспечении надлежащими условиями труда;
  • Право требовать от директора компании четкого исполнения положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

  • Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
  • Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
  • Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
  • Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
  • Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
  • Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
  • Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
  • Нарушение правил пожарной безопасности;
  • Несоблюдение техники безопасности;
  • Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

(22 голос., 4,80 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-ofis-menedzhera-kompanii.html

Офис-менеджер как настоящий офисный хозяйственник

Кто старше менеджер или администратор. Социальная теория и кадровая политика. Кто такой офис-менеджер

Курируя офисную работу, такие специалисты занимают одни из ведущих ролей в крупных и мелких российских компаниях. Кто они и что действительно входит в их функции? Как офис-менеджеру, выполняющему действительно огромный объем работы в условиях глубокой экономической нестабильности получить желаемую прибавку к зарплате? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!

Офисный менеджер – планктон или управленец?

Ввиду того что такая работа сопряжена с выполнением некоторых административных функций, многие часто отождествляют данную профессию с работой администратора. В действительности, менеджер выполняет административную работу лишь отчасти – в его должностные обязанности входит гораздо больший спектр задач, чем могут представить даже самые заядлые скептики.

Наиболее точно охарактеризовать эту профессию можно так: офис-менеджер, это специалист, управляющий офисными службами, координирующий их работу и снабжающий их всеми необходимыми инструментами труда и прочими расходными материалами, необходимыми для успешного выполнения поставленных задач.

Поскольку именно на офисного менеджера возлагается функция доведения необходимой коллективу информации и контроля над поставленными задачами практически всегда он подчиняется непосредственно руководителю компании, реже – его заместителю или руководителю отдела по управлению персоналом.

По этой же причине их нельзя причислять к периферийным офисным работникам – более правильно относить их к среднему или даже высшему менеджменту, в зависимости от возложенных обязанностей, предоставленных полномочий и ответственности. Важно понимать, что конкретный круг функциональных обязанностей офис-менеджера зависит от размера компании, ее направленности и размеров административно-управленческой части организации.

Однако независимо от этого, он прежде всего организатор офисной работы. Это первая и основная задача офисного менеджера. В ее рамках он может выполнять массу других функций, которые можно поделить на 5 групп:

  • Управленческая функция. Прежде всего, это разработка организационной структуры, планирование офисного распорядка, руководство над персоналом или его вспомогательной частью, контроль над их работой, разработка корпоративной культуры и т.д.
  • Административная функция. Выполнение такой функции предполагает организацию делопроизводственной работы, построение взаимоотношений между отделами, разделение офиса на зоны и т.д.
  • Хозяйственная функция. Организация приобретения офисной техники, канцтоваров и прочих расходников, снабжение ими офисного персонала, выполнение техобслуживания, взаимодействие с сервисом и т.д.
  • Контрольная функция. Организация контроля над выполнением поставленных руководством задач, проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, выполнение прочих контролирующих функций.
  • Отчетная функция. Подготовка внутренней и внешней отчетности, предоставление документации руководству, сбор и аккумуляция отчетов по отделам.

Часто, эти обязанности урезаются и смешиваются с функциями других специалистов, например, с кадровой, бухгалтерской или иной работой.

Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?

Что примечательно, функциональные обязанности офисного менеджера часто путают и с секретарской работой, причем не только обыватели, но и сами руководители. Однако, в отличие от менеджера, секретари лишены властных полномочий и ограничены исключительно технической работой, в большей степени занимаясь организацией труда своего непосредственного руководителя.

В то же время многие отечественные компании часто «размывают» тонкую грань между этими профессиями, определяя офис-менеджера в качестве личного помощника руководителя. Такой подход, по меньшей мере, неправилен – организация офисного быта не может быть полноценной, если занимающийся ей специалист будет одновременно занят задачами своего руководителя.

Секретарская работа оплачивается на порядок ниже менеджерской, и это нужно учитывать при трудоустройстве. Поэтому заступая на должность офис-менеджера, важно четко определить спектр выполняемых функций, всячески открещиваясь от выполнения обязанностей личного секретаря. Стоит настоять на том, что объем выполняемой работы в рамках совмещенных обязанностей пойдет в ущерб работе офиса, а поэтому руководителю нужен отдельный личный секретарь.

В то же время совмещение функций офисного менеджера и помощника или секретаря директора, при условии того, что сотрудник реально справится с таким объемом – отличная возможность попросить повышения заработной платы.

Логично, что увеличение нагрузки требует и более высокого поощрения труда, а в условиях, когда нанимать дополнительного человека слишком затратно – передать его функции уже имеющемуся работнику за умеренную прибавку к зарплате, будет отличным способом экономии бюджета компании.

К тому же такое совмещение предоставит больше возможностей для проявления хозяйственником своих других профессиональных качеств, станет поводом для дополнительного сближения с руководством и приобретения новых навыков. Например, можно дорасти до референта, совмещая представительские, журналистские и аналитические функции, которые будут оценены на порядок выше, чем менеджерская работа.

Идеальный сотрудник – достойная зарплата

Очевидно, что уровень дохода офис-менеджера прямо пропорционален его эффективности в качестве организатора офисного досуга и работы компании.

Поскольку его работа не предполагает конкретных результативных показателей, получить прибавку в условиях экономического кризиса чрезвычайно сложно.

Лишь в единичных случаях, размер заработной платы соответствует ожиданиям офисного специалиста – на действительно достойные зарплаты стоит рассчитывать лишь в крупных компаниях с именем, где работа на такой должности действительно высоко цениться.

В подавляющем же большинстве случаев, по данным Карьерист.ру, зарплата офис-менеджера не превышает 25–35 тыс. рублей. А поэтому для ее повышения до более-менее достойного уровня нужно оптимизировать все свои усилия и стать незаменимым для офиса работником. Изначально для этого нужно обладать базовым «пакетом» профессиональных характеристик, среди которых:

  • Личные качества. Наиболее востребованными будут самоорганизация, стрессоустойчивость, коммуникативность, тактичность, деловой этикет, способность принимать оперативные решения в проблемных ситуациях и т.д.
  • Опыт работы. Проявить себя на должности офис-менеджера, с учетом того, что эта работа рутинная и практически незаметна, сможет только специалист, проработавший в компании не менее 1-2 лет.
  • Образование. Высшее образование для данной должности не является обязательным, однако его наличие будет говорить про дополнительные знания и потенциальные возможности, что прибавляет ценности специалисту.
  • Дополнительные навыки. Как ни странно, но они впоследствии и могут стать решающим факторов при решении вопроса о повышении зарплаты. Например, безупречное владение офисным пакетом программ для ПК, высокая скорость набора текста или совершенное знание английского языка позволят просить прибавку как минимум в 15–20%, а возможно даже и выше.

Обладая такой базой, важно выполнять свою работу добросовестно и безупречно на протяжении всего трудового пути – при наличии «косяков» едва ли стоит даже пытаться просить прибавки, эффект может быть прямо противоположным.

При этом офис-менеджеру важно оставаться всегда на виду, как у коллег, так и у руководства – весь кабинетный персонал должен наблюдать воистину титанические усилия и напряженность офисного хозяйственника при выполнении им организационно-распорядительных и снабженческих функций.

Ни одна офисная проблема не должна быть решена без воли, помощи или распоряжения офис-менеджера – коллеги должны чувствовать его нужность в коллективе и заинтересованность, как в превосходном специалисте.

И если менеджеру действительно удастся проявить себя в качестве незаменимого офисного хозяйственника, то он действительно сможет рассчитывать на повышение жалования, поводом для просьбы которого может стать, например, чрезмерная нагрузка или ее несоответствие уровню зарплаты.

Иного способа для получения повышения, кроме как стать действительно идеальным офис-менеджером, в такой профессии попросту не существует.

В качестве дополнительного аргумента могут выступить пройденные административные тренинги или курсы повышения квалификации, однако без проявления своей важности и веса как незаменимого работника, добиться желаемого уровня зарплаты не получится.

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/ofis-menedzher-kak-nastoyashhij-ofisnyj-xozyajstvennik.html

Понимание роли и сферы действия старшего менеджера

Кто старше менеджер или администратор. Социальная теория и кадровая политика. Кто такой офис-менеджер

Название старшего менеджера часто встречается в крупных организациях с несколькими уровнями управления. Старший менеджер имеет полномочия и полномочия более широкие по объему, чем фронт-менеджер, и обычно докладывает роль директора или генерального менеджера.

Общие обязанности старшего менеджера:

Старший менеджер, как и все менеджеры, несет ответственность за планирование и руководство работой группы лиц, контроль за их работой и принятие корректирующих мер, когда это необходимо.

Старшие менеджеры могут направлять работников напрямую или руководить несколькими руководителями, которые управляют рабочими. Старший менеджер часто контролирует самую большую или самую важную группу (группы) в компании. Основные обязанности старшего менеджера включают:

  • Предоставление руководства для прямых отчетов, как правило, состоящих из менеджеров первой линии и руководителей.
  • Обеспечение ясности в отношении приоритетов и целей для всей функциональной области.
  • Утверждение заявок на инвестиции на определенный уровень полномочий.
  • Управление общим финансовым бюджетом для его / ее функций.
  • Утверждение запросов на найм и увольнение в пределах его / ее группы.
  • Управление процессами идентификации талантов и процессов развития для группы или функции.
  • Работа через функции с одноранговыми узлами в других группах для обеспечения совместной работы для общих целей.
  • Взаимодействие с высшим руководством для отчетности.
  • Работа со старшим руководством и другими коллегами для разработки стратегии и планирования выполнения.
  • Коммуникация финансовых и целевых результатов и ключевых показателей эффективности для прямых отчетов.
  • Содействие созданию целевого уровня для более широкой функции и работы с менеджерами для обеспечения каскада целей для всех работников.

Общие названия для старших менеджеров:

Название имеет тенденцию следовать за этой функцией. Примеры включают:

  • Старший бухгалтерский менеджер
  • Старший менеджер по маркетингу
  • Старший инженер-менеджер
  • Старший менеджер по поддержке клиентов

Почему уровень старшего менеджера?

Общим для крупных фирм является оценка их позиций по объему, ответственности, размерам, бюджетным полномочиям и присвоению уровня этим позициям.

Уровень или назначение старшего менеджера представляет собой шаг вперед от менеджера и дает возможность индивидууму взять на себя новые обязанности и увеличить свой вклад в постепенного менеджера.

Этот добавленный и более высокий уровень также помогает организациям набирать опытных специалистов и распределять их в роли, которая соответствует их возможностям и компенсации.

Слишком много слоев управления?

Поскольку организации растут и становятся все более стратифицированными с дополнительными уровнями управления, сложность и неэффективность возрастают.

Рассмотрим отдел, в который входят руководители, руководители, отвечающие за руководителей и старшие руководители, отвечающие за руководителей, наблюдающих за руководителями.

Множество слоев в структуре замедляет процесс принятия решений, повышает политическую и коммуникационную сложность и может порождать дисфункцию.

Многие организации циклически проходят процесс расслоения с последующим сглаживанием посредством реструктуризации, только чтобы постепенно добавлять слои с течением времени.

Более плотная организация (меньшее количество слоев) в теории упрощает процесс принятия решений и дает возможность более широкой группе работников брать на себя ответственность за свои действия.

Дело о роли старшего менеджера:

Существует ряд обстоятельств, когда роль старшего менеджера имеет смысл для бизнеса.

  1. Когда команда быстро и хаотично растет, старший менеджер может выступать в роли «взрослого» в группе, взаимодействуя с другими функциями для получения необходимых ресурсов и обеспечивая зрелые руководящие указания для менеджеров и работников в течение периода перемен.
  2. Когда есть четкое различие между ролью менеджера и старшим менеджером, эта позиция представляет собой осязаемую цель или активизацию в рамках плана развития и деятельности менеджера по развитию.
  3. Когда диапазон управления для менеджеров группы слишком широк, старший менеджер может поддерживать менеджеров и брать на себя ответственность за отдельные рабочие группы.

Развитие как старший менеджер:

Роль – это расширение роли типичного менеджера с точки зрения широты ответственности и общей ответственности. Любой менеджер, заинтересованный в продвижении на этот уровень, должен сосредоточиться на личном профессиональном развитии для:

  • лидерства, включая развитие талантов и коучинг.
  • , включая понимание того, как фирма зарабатывает деньги и развивает понимание внешних сил рынка, конкурентов и клиентов.
  • финансы, в том числе бюджетирование, капитальное бюджетирование и общий учет расходов.
  • , который будет использоваться для защиты ресурсов и получения помощи от других функций или руководителей.
  • коммуникация, как письменная, так и устная, с акцентом на навыки презентации.
  • развитие команды

Проблемы старшего менеджера:

Независимо от термина «старший» в названии старший менеджер по-прежнему находится на уровне среднего звена.

Эти важные роли среднего уровня отвечают за людей, которые выполняют работу бизнеса, но часто не имеют полномочий добавлять ресурсы или вносить существенные изменения, необходимые для повышения эффективности, а также качества рабочей среды.

Несмотря на вызовы, эта роль является отличной подготовкой для продвижения на пост генерального менеджера в какой-то момент в будущем.

Обновлено Art Petty

Источник: https://ru.routestofinance.com/understanding-role-and-scope-of-senior-manager

Администратор офиса: обязанности и тенденции развития профессии

Кто старше менеджер или администратор. Социальная теория и кадровая политика. Кто такой офис-менеджер

Администратор офиса — управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Одна из главных тенденций современного делопроизводства — растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря.

Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины — активно участвовать в управлении бизнесом.

Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?

Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера  или секретаря руководителя:

  • наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
  • дополнительное образование в области менеджмента;
  • знание офисной оргтехники;
  • знание иностранных языков;
  • понимание специфики деятельности компании;
  • навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
  • пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;

Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации.

Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций.

На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились прогрессивные тенденции. Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

Справка

На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:

  1. Планирование и реализацию конкретных проектов;
  2. Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;
  3. Подготовку и проведение презентаций;

Администратор проектов — это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.

Должностная инструкция администратора офиса

Основным локальным нормативным документом, регулирующим работу администратора офиса, является должностная инструкция. Она четко определяет его должностные обязанности, права и зону ответственности. Кроме того, в данном документа прописывают требования к кандидату в отношении уровня образования и профессиональных навыков.

Во многих компаниях должностную инструкцию разрабатывают на основе существующей инструкции секретаря и офис-менеджера, добавляя в нее дополнительные положения, описывающие административные функции данного работника. Существенное отличие управляющего состоит в том, что он обладает рядом руководящих полномочий: управляет офисными работниками, делопроизводством и материально-техническим обеспечением.

Должностные обязанности администратора офиса

Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста.

Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего.

В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.

Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:

Подготовка офиса к рабочему дню

Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню.

Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров.

Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться  наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211101-administrator-ofisa-obyazannosti-17-m10

Офис-менеджер – кто это? Должностные обязанности офис-менеджера

Кто старше менеджер или администратор. Социальная теория и кадровая политика. Кто такой офис-менеджер

«Планктон», «манагеры» – все эти нелицеприятные определения относятся к работе офисных работников. Но так ли бесполезна подобная работа? Офис-менеджер – кто это? Каков круг его обязанностей?

Офис-менеджер – кто это?

Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер – кто это?

Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.

Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.

Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.

Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая – 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая – 27 тысяч рублей.

В культурной столице – Питере – зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.

Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Необходимые навыки офис-менеджера

  1. Первое требование к подобному сотруднику – уверенное владение ПК и Интернетом. Если помимо Word и Excel, претендент будет владеть Photoshop или «Офис пикчер-менеджер» – это еще один повод взять на работу именно его, а не кого-то другого.
  2. Высокая скорость печати. Умение быстро набирать тексты – одно из главных для офис-менеджера.
  3. Навыки в административном управлении, полученные на предыдущих работах, обязательны, если человек устраивается в крупную компанию.
  4. Навыки ведения делопроизводства. Ведение документации – одна из главных обязанностей данного вида специалистов, так что без базовых знаний не обойтись.
  5. Уверенное пользование оргтехникой.

    Факсы, принтеры, сканеры – всё это должно быть в компетенции офис-менеджера.

  6. Навыки грамотного и дипломатичного общения. Офис-менеджер должен не просто грамотно общаться, он должен уметь разрешать конфликтные ситуации, если это потребуется.
  7. Владение иностранным языком.

    В крупных международных компаниях офис-менеджер должен владеть хотя бы базовым английским.

Общие положения должностной инструкции

Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.

В общих положениях может быть указано:

  • кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
  • кто вправе освободить его от должности;
  • кому подчиняется работник;
  • кто подчиняется офис-менеджеру;
  • кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Прямые обязанности

Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.

Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

  1. Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
  2. Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
  3. Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
  4. Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Ответственность

Офис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

  1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
  2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
  3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
  4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.

Плюсы и минусы профессии

Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?

Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно-хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис-менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.

Среди минусов – повышенная психологическая нагрузка, которую испытывают сотрудники, ведь в течение одного рабочего дня приходится решать массу разноплановых вопросов. К тому же руководители, помимо прямых обязанностей, часто нагружают офис-менеджеров личными просьбами и дополнительными поручениями.

Где обучаться профессии?

Офис-менеджер, кто это – ясно из вышесказанного. Однако где можно обучиться этой профессии?

Специального факультета, который готовил бы офис-менеджеров, нет ни в одном ВУЗе. Но нередко руководитель хочет, чтобы эту должность занимал человек с высшим образованием.

Какого рода будет это образование, не всегда важно – главное, чтобы претендент был выпускником ВУЗа. В провинциальных городах на эту должность могут взять даже после 9 классов образования.

Каждая компания решает в индивидуальном порядке, какой офис-менеджер ей требуется.

Больше всего работодателя будут интересовать другие характеристики кандидата:

  • работал ли он прежде в этой сфере;
  • насколько хорошо владеет компьютером;
  • знает ли делопроизводство;
  • владеет ли языками и т.д.

Нельзя сбрасывать со счетов и коммуникативные навыки человека. Если по этим показателям всё в порядке – шансы получить работу возрастают.

Источник: https://FB.ru/article/172165/ofis-menedjer---kto-eto-doljnostnyie-obyazannosti-ofis-menedjera

Законный совет
Добавить комментарий