Нужно ли каждый год утверждать штатное расписание. Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет? Когда утверждается и на какой период? Периодичность составления документа и сроки хранения

Как утвердить штатное расписание на следующий год

Нужно ли каждый год утверждать штатное расписание. Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет? Когда утверждается и на какой период? Периодичность составления документа и сроки хранения

Во-вторых, должность принятого на работу сотрудника должна полностью совпадать по названию с соответствующей позицией в расписании – наличие несоответствий административно наказуемо.

Иными словами, трудоустраивать нового человека к себе в компанию наниматель должен только на единицы, которые имеются в перечне должностей штатного расписания организации.

Отметим, что этот документ может быть как общим для всего предприятия, так и разрабатываться для его отдельных структурных подразделений, что отражается в уставной документации.

Текучесть кадров характерна для многих действующих компаний. Именно поэтому на практике часто применяется составление штатной расстановки – «рабочего» варианта штатного расписания организации. Она характеризуется своей изменчивостью и при этом не требует утверждения приказом при каждом уменьшении или увеличении штата компании.

Другое отличие штатного расписания от

Как правильно составить штатное расписание в 2019 году?

Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций.

При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

  1. Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно.
  2. Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована.
  3. Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.
  4. Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца.

Если вас интересует, , прочтите этот материал.

Приказ об утверждении нового штатного расписания — образец

Составляет эту форму, как правило, кадровая служба. После чего руководитель издает приказ, который утверждает форму Т-3.

Руководитель подписывает приказ о введении штатного расписания, после чего его номер и дата отмечаются на самом бланке расписания.

Стоит также отметить, что при необходимости внести корректировки в существующее утвержденное расписание, можно издать дополнительный приказ об изменении штатного расписания, в котором указать, какие изменения произошли.

Как разработать штатное расписание

д.

(например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер); сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2-й категории, фрезеровщик 5-го разряда и т. д.

); сведения о количестве ставок; размер месячного оклада, часовой тарифной ставки в соответствии с действующей системой оплаты труда; виды и размеры доплат и надбавок.

Данный нормативный акт может формироваться на всю структуру предприятия или на каждое подразделение отдельно.

В него не вносятся фамилии работников, которые занимают определенные должности, так как основная цель этого документа — определение структуры, численности и размера зарплаты.

Для того чтобы контролировать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка.

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам).

Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  1. работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.
  2. указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  3. состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
  4. ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
  5. форму приказа об утверждении штатного расписания;

По какой форме составлять штатное расписание? Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал.

Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной.

Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить + форма и образец

Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ. Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР.

Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ.

Бухучет инфо

Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций.

При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

  1. Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление
  2. Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
  3. Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
  4. Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет?

Когда утверждается и на какой период?

> > >

Штатное расписание – это неотъемлемая часть нормальной деятельности любой организации, в которой участвуют наемные работники. Оно необходимо для учета количества подчиненных на предприятии, должностного состава, а также уровня заработной платы. Трудовой кодекс РФ не содержит нормы императивного характера об обязательности ведения данного документа.

Источник: https://ukpravoedelo.ru/kak-utverdit-shtatnoe-raspisanie-na-sledujuschij-god-74558/

На какой период времени составляется штатное расписание

Нужно ли каждый год утверждать штатное расписание. Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет? Когда утверждается и на какой период? Периодичность составления документа и сроки хранения

Штатное расписание – нормативный документ, призванный осуществлять планирование производственных процессов и регламентировать кадровые изменения. Как часто необходимо его составлять, чтобы регулятор трудовой деятельности не утратил своей актуальности?

Подробные разъяснения по сути составления штатного расписания, его целевого предназначения, формы и способов ведения прописаны в Трудовом кодексе РФ, в частности, 57 статье. В рамках данного документа указано, что должность сотрудника или его профессия в аспекте конкретного профессионального показателя в двустороннем соглашении о труде и штатном расписании должны быть абсолютно одинаковыми.

Аналогичные правила и требования отражены в Письме Роструда, рекомендованном к применению с 2014 года.

Штатное расписание

содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.

может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

содержит следующие сведения: наименование структурных подразделений; наименование должностей, специальностей, профессий; количество штатных единиц; размер оклада и (или) тарифной ставки; наличие и размер надбавки; В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам: наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам; код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации.

На какой период составляется штатное расписание предприятия?

В штатном расписании, в строке «на период», нужно ли указывать дату с которой вступает в действие штатное расписание или достаточно указать только месяц? (В реквизите унифицированной формы ШР отражено, что штатное расписание утверждено определенным числом месяца и указан номер приказа. В приказе об утверждении ШР указана дата с которой вступает в силу ШР).

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам: в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие.

Если вы не собираетесь составлять штатное расписание на определенный период, нужно указать только дату ввода в действие.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица.

Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено Приказом организации от «__» __________ 200_ N __».

Как составить штатное расписание предприятия

Штатное расписание – внутренний документ предприятия, в котором документально оформляется штатный состав, численность сотрудников организации и её структура. В этой статье мы рассмотрим пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и расскажем, как оформить изменение штатного расписания.

В российском трудовом законодательстве нет прямого указания на обязательность составления штатного расписания. По этой причине некоторые работодатели не желают оформлять лишний кадровый документ. Практика же показывает, что штатное расписание иметь необходимо, более того, его отсутствие может повлечь весьма неприятные последствия для самого работодателя в виде штрафов.

К тому же, штатное расписание, или выписки из него, могут запрашивать при проверке налоговые органы, территориальные органы Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и инспекция по труду.

Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить форма и образец

13 декабря 19678 0 Как зарабатывать.ру 19678 0

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

  1. Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
  1. Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций.

Основными, из которых, являются: На каждом предприятии существует большое количество документации.

Утверждение штатного расписания – когда и как утверждается документ

Нужно ли каждый год утверждать штатное расписание. Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет? Когда утверждается и на какой период? Периодичность составления документа и сроки хранения

Штатное расписание — документ, хоть и не обязательный, но его наличие помогает осуществлять управление персоналом. Его часто требуют контролирующие органы в ходе проверок.

Понадобиться данный документ может и в конфликтной ситуации, когда у руководства компании появится необходимость обосновать решения о сокращении части наемного персонала или ликвидации (реорганизации) структурных подразделений.

Штатное расписание: когда составляется и утверждается

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

  • структурных подразделениях;
  • количестве однотипных должностей;
  • оплате труда, в том числе различных надбавках.

В штатное расписание включают не только те должности, которые уже заняты наемными работниками, но и предполагаемые вакансии.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога.

Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора.

В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Составить документ могут:

  • кадровая служба;
  • бухгалтерия;
  • специалист по работе с персоналом;
  • юрист;
  • руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Как правильно оформить утверждение штатного расписания

Процедура утверждения штатного расписания достаточно проста. Вместе с подписанным документом готовится приказ или распоряжение об его утверждении и вступлении в действие. Когда документ создается впервые, то в тексте приказа утверждают расписание и дают распоряжения соответствующим службам о его использовании в работе. Само расписание идет приложением к приказу.

Утвердить штатное расписание без издания соответствующего распоряжения руководства нельзя.

После подписания приказа об утверждении и его регистрации в титульной части расписания заполняют информацию о том, когда и каким документом оно введено в действие.

Когда на предприятии возникает необходимость разработки нового штатного расписания, в распоряжение об утверждении дополнительно нужно внести информацию о том, что предыдущий документ утрачивает силу. Хранится приказ об утверждении в кадровой службе компании совместно с расписанием по штату.

Кто утверждает штатное расписание

Подписывает такой приказ (распоряжение) руководитель компании либо его заместитель, в функции которого входит управление персоналом организации.

Обозначить конкретное должностное лицо, которое может своим распоряжением утвердить этот документ можно в:

Утвердить документ может не только руководитель организации, но и сотрудник, выполняющий обязанности директора во время его отсутствия.

Такая ситуация возможна, когда ввести в действие новый документ необходимо в сжатые сроки и нет времени дожидаться возвращения директора или собственника.

Например, если проверка контролирующих органов выявила значительные отклонения в фактической структуре наемного персонала и утвержденном документе, и проверяющие дали несколько дней на приведение регламентирующих численность документов в порядок.

Как часто и когда утверждается штатное расписание

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

Когда утверждают штатное расписание на следующий год

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год.

Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля.

Ведь точную нагрузку на педагогический состав и количество преподавателей по каждому предмету можно подсчитать только по окончании приема заявлений от будущих студентов или учащихся.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом.

По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание. В процедуре утверждения этого документа обязательно необходимо издание соответствующего распоряжения или приказа руководителя (одного из его заместителей).

(11 голос., 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/utverzhdenie-shtatnogo-raspisaniya.html

На какой период утверждают штатное расписание

Нужно ли каждый год утверждать штатное расписание. Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет? Когда утверждается и на какой период? Периодичность составления документа и сроки хранения

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  • указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатного расписания;
  • ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание? Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал.

Если происходят какие-либо модификации, то их можно закрепить путем внесения изменений в штатное расписание, а не путем его переутверждения. Но, это касается незначительных изменений.

Если руководством принято решение о проведении крупной реорганизации с сопровождением масштабных кадровых перестановок, то составление нового расписания неизбежно.

Надо ли ежегодно обновлять документ? Сколько раз в год составляется штатное расписание? Законодательство не содержит ответа на этот вопрос.

Однако, учитывая, что это документ является нормативным актом предприятия, который ведет четкий учета числа подчиненных, практики рекомендуют его обновлять ежегодно. Для этого его нужно согласовать с необходимыми должностными лицами на предприятии и переутвердить его.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные. Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е.

унифицированная форма этого документа не является обязательной.

Кто составляет? Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять. Это может быть абсолютно любой работник организации.

Авторизация

Как правильно составить штатное расписание в 2017 году? Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д. А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Важно

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях.

Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.

Если не было необходимости менять структуру организации, численность работников, величину оплаты труда, то и в составлении нового документа нет необходимости. Можно ли менять в течение периода? Если в течение 12 месяцев произошли какие-либо кадровые перестановки, то вам обязательно необходимо зафиксировать это в штатке. Менять не то что можно, а нужно.

Изменения вносятся посредствам издания нового приказа, так как и основной документ был утвержден им. Приказ подписывается руководителем предприятия. В нем необходимо указать причину изменений. Изменение штатного расписания влечет изменение трудовых отношений. Поэтому необходимо быть внимательным, в части оповещения в срок работников о предстоящих изменениях.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз.

7 ст. 144 ТК РФ). Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч.

От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться.

За сколько дней утверждают штатное расписание

Внимание

Это быстро и бесплатно!

  • На какой период составляется?
  • Надо ли ежегодно обновлять документ?
  • Когда утверждается на следующий срок?
  • Нужно ли каждый раз утверждать заново, если не менялось 12 месяцев?
  • Нужно ли составлять новый документ?
  • Можно ли менять в течение периода?
  • Способы нумерации

На какой период составляется? Законодатель не установил четкого срока, по истечении которого этот документ должен быть пересоставлен. В классическом варианте он составляется один раз в году. Есть случаи, когда составляется на более длительный период.

Источник: https://1privilege.ru/na-kakoj-period-utverzhdayut-shtatnoe-raspisanie/

Когда составляется штатное расписание. Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет? Когда утверждается и на какой период? Требования, предъявляемые к нему

Нужно ли каждый год утверждать штатное расписание. Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет? Когда утверждается и на какой период? Периодичность составления документа и сроки хранения

Что должен знать руководитель и бухгалтер составляя штатное расписание. Какие требования нужно соблюсти, заполняя унифицированную форму Т-3.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Штатное расписание – позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию.

Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности).

Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда.

Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей.

К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции.

Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

  • Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
  • Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца
  • Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
  • Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

  • кадровая служба
  • бухгалтерия
  • юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

  • сроки и основные правила разработки/внесения изменений
  • форма приказа об утверждении расписания и изменений
  • ответственные лица за формирование документа и подписание приказов
  • сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений
  • состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом.

В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

  • наименование и номер документа
  • дата его составления
  • наименование компании
  • подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения
  • наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

  • структурное подразделение
  • код подразделения
  • должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории)
  • количество штатных единиц
  • оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00)
  • надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы
  • всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы
  • примечание

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Как внести изменение?

На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

  1. Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
  2. Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения соответствующим приказом. Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

  • необходимость проведения оптимизации административной деятельности
  • совершенствование организационной структуры компании
  • проведение реорганизации
  • устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
  • изменения в законодательстве РФ
  • необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании
  • сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Обязаны ли предприниматели иметь штатное расписание?

Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Нужно ли ИП иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.

  • численность ваших работников превышает 3-4 человека
  • обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии
  • Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Как оформить

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немножко истории.

Источник: https://kalmius-info.ru/kogda-sostavlyaetsya-shtatnoe-raspisanie-kak-proishodit-numeraciya-shtatnogo/

Законный совет
Добавить комментарий